Listas de tarefas não funcionam

Leitor: você é organizado e faz uma lista com as atividades do dia, da semana?

Segundo o autor Daniel Markovitz, em texto no blog da Harvard Business Review, é preciso parar de fazer essas listas (to do lists, em inglês). Elas contribuem apenas, segundo ele, para frustração e fracassos. Como isso acontece?

Primeiramente, algo já abordado neste espaço: o paradoxo da escolha. Depois de listar suas tarefas, você precisa então escolher qual delas fazer primeiro. E aquelas que você deixou para depois geram um certo custo de oportunidade perdida: você realiza uma tarefa pensando nas outras.

O autor lembra algo que já deve ter acontecido com você, leitor: você tem tanta coisa para fazer que simplesmente trava e não sabe por onde começar. Então você passa uma hora no Facebook ou com a TV ligada, divagando. 

Em função da grande diferença entre as tarefas, coloca-las numa mesma lista gera confusão e essa espécie de paralisia. A tendência é que você execute tarefas mais simples antes das demais: isso porque há uma recompensa psicológica ao ver um item ser riscado da lista. Só que a sua psicologia nem sempre avalia a importância do que precisa ser feito. E algumas tarefas mais complexas ou demoradas provavelmente serão adiadas. 

Além disso, se a sua lista de tarefas inclui itens de diversas prioridades, você vai resolver o que é urgente, e protelar o que não é para hoje: até se tornar urgente também. O grande problema: no papel, todas as tarefas parecem iguais. Falta um contexto para saber em qual trabalhar antes ou a qual dedicar mais tempo.

Para o autor, a única solução é programar o quanto cada tarefa vai demorar, e especialmente quanto tempo você tem para realiza-la. Suas atividades precisam ser dispostas no calendário. Só assim você pode transformar uma lista homogênea em algo tangível, onde estão estabelecidos os recursos necessários para realizar cada uma (tempo, local, urgência, etc).

Ou seja: listar tarefas é apenas a primeira etapa de um planejamento. É necessário, além dessa lista, definir qual será feita em cada horário, de acordo com prioridades e conveniências. Não deixe que a nobre missão de programar o seu dia se transforme em algo contraproducente.

Uma ou duas metáforas sobre feedback

Você também repete por aí aquele ditado que diz que se conselho fosse bom não seria de graça?

Ha alguns dias, na sala de aula, falávamos sobre como um pequeno detalhe pode dar indícios de um cenário empresarial. Aquela metáfora da ponta do iceberg: enxergamos uma pequena parte sobre a água, e desconfiamos da enormidade submersa (na verdade eu nunca vi um iceberg, mas alguém já viu e disse que é assim. O Titanic também não viu).

Empresas e pessoas também se revelam assim, em leves evidências. São pistas que indicam como as coisas realmente são, como elas funcionam rotineiramente. Alguém pode afirmar que é errado julgar algo ou alguém assim, com base apenas em pequenos detalhes. Mas é assim que o mundo gira: ou você se indigna ou se adapta.

É essa a maneira como avaliamos os outros: com base em pequenas características construímos juízos definitivos. Uma frase marca a vida inteira. Não há tempo para parar e avaliar detalhadamente: uma imagem é construída e desconstruída em um gesto, na primeira e avassaladora impressão.

E aqui retomamos o clichê que abriu este texto. O conselho pode não ser bom, mas é necessário. A única maneira de você evoluir como profissional e como pessoa é ouvindo palpites, sugestões, comentários. Quem sabe você esteja sendo julgado por um detalhe que você ignora.

O problema é que as pessoas não costumam reclamar. Elas percebem defeitos, erros ou problemas e ficam caladas: temem conflitos e a reação do criticado. Ou não se manifestam porque, afinal, não vale a pena. Ninguém vai ouvir. E assim passamos a vida avaliando e julgando em surdina.

O segredo do sucesso existe, mas demanda um esforço tremendo: é preciso incentivar a sugestão. Apenas agradecer eventual conselho não é suficiente: implore para ser criticado, por mais que o orgulho seja ferido, e por mais tendenciosa que a crítica seja – depois você avalia o que deve ou não ser considerado. Mas é preciso, como se diz por aqui, “ouvir umas verdades”. Por mais que você se avalie, sem o ponto de vista externo você não vai conseguir crescer.

Você não é especial. Um número de pessoas muito inferior ao que você imagina se preocupa com você. Este planeta é um grande orfanato, e a melancolia deveria nos unir a todos. Se o Pai não responde as suas preces, ouça o que os seus irmãos bastardos tem a dizer sobre você.

O pôr-do-sol, é certo
Já não me toca
Tão de perto.
Millôr

Os introvertidos – parte 2

O maior desafio de um introvertido é, desde criança, adaptar-se ao mundo: nossas escolas, faculdades e empresas são moldadas para pessoas extrovertidas. O introvertido tem trabalho dobrado: precisa estudar, aprender, trabalhar, evoluir como qualquer pessoa. Mas, além disso, precisa aparecer, interagir – precisa se comportar como um extrovertido.

As empresas estão derrubando as paredes e colocando as pessoas para trabalhar cada vez mais próximas. Em qualquer instituição de ensino, o trabalho em equipe é a regra. Mesmo que, em geral, cada aluno faça uma parte e apresente um pouquinho lá na frente da sala. A métrica de avaliação é a participação.

Professores consideram bons alunos os extrovertidos. Prestar atenção e ir bem na prova não basta: é preciso participar e opinar, mesmo que seja uma bobagem – de acordo com os critérios atuais de avaliação, é melhor do que ficar calado.

A mesma situação ocorre com os departamentos de recursos humanos. As qualidades mais valorizadas são a habilidade de se comunicar e o tal relacionamento interpessoal. Sem falar, claro, na capacidade que o profissional tem de se promover, de se “gabar”: caso contrário, como saberíamos das maravilhas que ele já realizou?

Nesse cenário onde o melhor é o que aparece mais, o introvertido assume um objetivo paralelo ao desenvolvimento pessoal: conseguir ser visto, notado, ou simplesmente ouvido. 

A dúvida: será que é realmente necessário que o introvertido se transforme num extrovertido? Será que não perdemos tempo (e dinheiro) tentando que ele seja outra pessoa para só então aproveitar suas habilidades cognitivas? Já se sabe, por exemplo, que as ideias podem nascer no isolamento, e só depois serem submetidas ao escrutínio de um grupo. 

Talvez fosse mais simples deixar que ele encontrasse a melhor maneira e o melhor ambiente para produzir mais e melhor. O esforço atual das escolas e do trabalho (e até das famílias) é adapta-lo a um padrão de comportamento. Ou é realmente impossível ensinar alguém que fala menos e reflete mais? Existem estudos sérios que apontam isso?

Essa necessidade de exposição é opressiva para quem é recluso. E é contraproducente num cenário carente de resultados. Quem sabe seja o momento de repensar essa tara de querer moldar as pessoas. Desconfio que existam coisas sensacionais que não estão sendo ouvidas: estamos gritando demais. E eles falam baixinho.

Os introvertidos – parte 1

Carl Jung tornou famoso o conceito de extroversão e introversão. Ninguém é 100% um ou outro: você se encontra em algum ponto entre os opostos. E dependendo da situação, as pessoas se comportam de modo mais sociável ou de modo mais reservado.

Um exemplo: lembra daquela pessoa que vivia incomodando no Facebook e de repente desapareceu? O que pode ter havido?

No livro “O poder dos quietos” a autora Susan Cain questiona esse nosso desejo de querer parecer extrovertido o tempo todo. 

A autora traça um paralelo histórico: quando a vida acontecia no campo, onde todos se conheciam, o importante era desenvolver o caráter: ele que gerava respeito e admiração da pequena comunidade. Com a formação de cidades e grandes centros, a questão é ter uma personalidade que encante a multidão. Ser extrovertido virou pré-requisito do sucesso.

Segundo a autora, pelo menos uma em cada três pessoas nos EUA são majoritariamente introvertidas. São pessoas que preferem ambientes calmos ou momentos de solidão para fazer aquilo que gostam. Elas evitam os holofotes.

No entanto os extrovertidos são mais admirados: eles desfilam nos palcos do mundo (real e virtual), conversam com qualquer um, não se inibem diante de olhares estranhos. E o introvertido se sente culpado por não conseguir se comportar dessa maneira. Às vezes até acredita que há algo de errado com ele. Pior: as pessoas falam que ser assim, reservado, é um problema. Uma barreira a ser superada para ser feliz.

Por isso o introvertido não "se assume". Ele sente que destoa do padrão comportamental moderno. Criam-se, assim, introvertidos enrustidos, que escondem dos outros e negam a si mesmo aquilo que são: socialmente inseguros talvez, mas reflexivos, sensíveis, criativos, estratégicos. Escondem no fundo de sua personalidade qualidades notáveis porque não são essas as qualidades que eles almejam.

E a pessoa que sumiu do Facebook? Aquela personagem virtual não era ela: era apenas um avatar implorando para ser percebido. Mas chega um momento em que o falso extrovertido percebe que sua personalidade não deveria ser construída socialmente: essa é uma reflexão solitária. 

Quem sabe um introvertido possa ajuda-lo.

Obrigado, leitor!

O paradoxo da escolha – parte 2

Há alguns dias um amigo relatou a experiência exaustiva de escolher um presente para uma criança. A quantidade de modelos de brinquedos complicou a decisão de compra: e se ela não gostar? E se ela já tiver um desses? E se eu comprar um barato, o que os pais vão pensar?

A revista Época, na matéria “Escolha menos e viva melhor”, traz uma experiência da Universidade de Minnesota, nos Estados Unidos: 58 pessoas que faziam compras em um shopping foram convidadas a resolver problemas matemáticos. O resultado: aqueles que visitaram mais lojas antes dos testes tiraram as piores notas e se concentraram menos. Se a dúvida nos consome em casa ao provar roupas em frente ao espelho, imagine o esforço mental quando é preciso escolher e pagar pela roupa nova.

Dizem que Barack Obama tem disponível apenas duas opções de terno para trabalhar: cinza e azul-escuro. E além do roupeiro simplificado, ele conta com centenas de assessores para decidir questões menos relevantes. Em entrevista à revista Vanity Fair ele afirmou o seguinte: “Já tenho decisões demais para tomar ao longo do dia. Você precisa dar foco a sua capacidade de escolher. Precisa criar rotinas. Não pode levar o dia distraído por questões menores.”

Segundo os especialistas ouvidos pela revista Época, também precisamos encontrar pessoas que possam tornar a nossa rotina mais automática. Se para você é um dilema escolher um modelo de celular, para algum amigo ligado em tecnologia será um prazer. Se você confiar nas decisões das pessoas, além de fortalecer o laço afetivo, poupará tempo e capacidade de raciocínio. Tanto na vida pessoal como no trabalho.

E mais: perdemos muito tempo hesitando entre alternativas equivalentes. Se você comparar o provável resultado de duas ou mais opções, na maioria das vezes não terá como medir. Aonde ir, o que comer, o que vestir, o que fazer, o que falar, o que escrever: você não consegue, de antemão, calcular as consequências e avaliar a satisfação. Mas mesmo assim fica exausto de tanto pensar em como agir.

O mais grave da quantidade de escolhas da vida moderna não é a perda de tempo: é o esgotamento mental. Lembre-se: o poder decisório do ser humano é limitado. Se você não priorizar o que é importante, vai continuar a matutar se escolhe a picuinha ou o mesquinho. E depois de escolher, vai se sentir arrependido e cansado.

O paradoxo da escolha – parte 1

Eu já havia decidido o tema deste artigo: escreveria algo sobre os estudos do psicólogo Barry Schwartz, e seu livro “O paradoxo da escolha”. Já havia assistido a sua apresentação no TED Talks e anotado alguns tópicos.

Recebi então a última edição da revista Época e encontrei a excelente matéria “Escolha menos e viva melhor”. Então fiquei pensando se manteria o texto original, se mudava a abordagem e acrescentava informações, ou se desistia do texto. Ponderei, refleti, e eis o texto modificado.

Uma situação simples como essa resume a ideia de Barry Schwartz: temos tantas opções e tanta informação que, consequentemente, nos deparamos com inúmeras escolhas. Segundo o psicólogo, isso gera certa paralisia: travamos diante da possibilidade de optar pelo errado. A vida moderna é uma encruzilhada constante.

O mais grave, de acordo com o psicólogo, é que mesmo optando por uma decisão razoável, estaremos nos perguntando: e se eu tivesse ido por outro caminho? Tentamos, em vão, medir como seria a satisfação se nossas escolhas tivessem sido outras. Esse dilema vale para as decisões mais importantes da vida e também para as mais corriqueiras, como que roupa usar, o que comer, aonde ir.

E para tentar evitar as decepções, dedicamos um tempo enorme avaliando alternativas. No entanto, nossa capacidade de decisão é limitada. Se você começa o dia pensando demais no que fazer, ficará exausto antes do meio dia (texto da próxima semana).

Outro problema: a quantidade de opções disponíveis aumenta também as nossas expectativas. Havendo tanta opção, pensamos, por exemplo, que um dia há de aparecer a cara-metade, a alma-gêmea. Casar no passado era mais simples porque as opções eram limitadas. Hoje, devido à possibilidade de escolha, sua expectativa está nas alturas – e esse alguém será tudo o que você imagina? Escolher sempre será frustrante, pois carregamos o peso do que rejeitamos.

Eis o paradoxo da escolha: mesmo depois de decidir, você lamenta o que descartou. Mas continua imaginando que a felicidade mora numa decisão acertada.  

Brasil 2042

Quando eu completar 60 anos, o Brasil atingirá seu ápice populacional: seremos (se Deus quiser, e “claro que Ele vai querer”, como dizia um amigo de infância) 228,35 milhões de pessoas. Isso acontecerá no ano de 2042. Em 2043, segundo a projeção do IBGE, teremos, pela primeira vez na história do país, mais velórios do que partos. Hoje, a população do Brasil é estimada em 201 milhões de pessoas.

O cálculo do IBGE pode mudar um pouco. A última projeção, divulgada em 2008, apontava que o ápice aconteceria em 2050. O principal fato que ocasionou a redução do prazo de atingimento do ápice (pareço falar de uma meta, não?) foi a diminuição do tamanho das famílias. Hoje, no Brasil, as mulheres se tornam mães, em média, aos 27 anos,  e a taxa de fecundidade é de 1,77 filho por mulher. A tendência é que as mulheres adiem cada vez mais a gravidez: em 2030, segundo a projeção, a idade média no momento do parto será de 29,3 anos.

O que mais impressiona (e preocupa) é o envelhecimento da população. Em 1950, existiam 52 milhões de brasileiros e a expectativa de vida era de 43 anos (idade do jovem pós-moderno, digamos). Já a taxa de fecundidade nos anos 1950 era de 6 filhos por mulher (Reflita: quantos tios você tem? E você é tio de quantos?).

A expectativa de vida hoje é de quase 75 anos. Santa Catarina será o primeiro estado a alcançar a expectativa de vida de 80 anos, lá por 2020. A média nacional só deve chegar nesse patamar em 2040.

Em 2060 o Brasil terá 5 milhões de idosos com mais de 90 anos. Hoje esses longevos não somam 300 mil. As consequências do envelhecimento da população ficam evidentes em dados como este: hoje, cada 100 pessoas que trabalham “sustentam” 46 que não trabalham (crianças, aposentados). Em 2060, a proporção será de 100 pessoas sustentando 66. 

Não podemos esperar por utopias como a reforma da previdência. Precisamos agir: poderíamos incentivar o crescimento das famílias. E que tal importar chineses e indianos excedentes? A propósito, os cubanos já estão chegando.