terça-feira, 15 de outubro de 2013

Listas de tarefas não funcionam

Leitor: você é organizado e faz uma lista com as atividades do dia, da semana?

Segundo o autor Daniel Markovitz, em texto no blog da Harvard Business Review, é preciso parar de fazer essas listas (to do lists, em inglês). Elas contribuem apenas, segundo ele, para frustração e fracassos. Como isso acontece?

Primeiramente, algo já abordado neste espaço: o paradoxo da escolha. Depois de listar suas tarefas, você precisa então escolher qual delas fazer primeiro. E aquelas que você deixou para depois geram um certo custo de oportunidade perdida: você realiza uma tarefa pensando nas outras.

O autor lembra algo que já deve ter acontecido com você, leitor: você tem tanta coisa para fazer que simplesmente trava e não sabe por onde começar. Então você passa uma hora no Facebook ou com a TV ligada, divagando. 

Em função da grande diferença entre as tarefas, coloca-las numa mesma lista gera confusão e essa espécie de paralisia. A tendência é que você execute tarefas mais simples antes das demais: isso porque há uma recompensa psicológica ao ver um item ser riscado da lista. Só que a sua psicologia nem sempre avalia a importância do que precisa ser feito. E algumas tarefas mais complexas ou demoradas provavelmente serão adiadas. 

Além disso, se a sua lista de tarefas inclui itens de diversas prioridades, você vai resolver o que é urgente, e protelar o que não é para hoje: até se tornar urgente também. O grande problema: no papel, todas as tarefas parecem iguais. Falta um contexto para saber em qual trabalhar antes ou a qual dedicar mais tempo.

Para o autor, a única solução é programar o quanto cada tarefa vai demorar, e especialmente quanto tempo você tem para realiza-la. Suas atividades precisam ser dispostas no calendário. Só assim você pode transformar uma lista homogênea em algo tangível, onde estão estabelecidos os recursos necessários para realizar cada uma (tempo, local, urgência, etc).

Ou seja: listar tarefas é apenas a primeira etapa de um planejamento. É necessário, além dessa lista, definir qual será feita em cada horário, de acordo com prioridades e conveniências. Não deixe que a nobre missão de programar o seu dia se transforme em algo contraproducente.