Um bom cozinheiro faz o seguinte: antes de começar a cozinhar, ele verifica se possui todos os ingredientes e pensa nas quantidades que vai utilizar, além de verificar o ambiente e os utensílios necessários para preparar o prato.
É uma introdução ao planejamento, pode-se dizer, da refeição que será feita. E
importante: não se trata apenas de uma prática, ou de uma técnica para poupar tempo. Trata-se, acima de tudo, de um estado de espírito que se cria.
A ideia é do autor Ron Friedman, no blog da Harvard Business Review. Ele pergunta: Qual é a primeira coisa que você faz ao sentar na sua mesa no trabalho? Em geral você checa os e-mails, certo? Segundo o autor, essa é uma péssima maneira de começar o dia: é uma tarefa que tira o foco (já que você vai lidar com o inesperado) e que coloca o profissional numa posição reativa (responder, por exemplo).
Segundo o autor é necessário, num primeiro momento (ou nos primeiros dez minutos) separar tarefas que parecem urgentes daquelas que são realmente importantes. Isso pode ser usado para definir aquelas atividades que você vai dedicar mais força, mais atenção, mais tempo. Num nível pessoal e individual, essa é a noção básica de estratégia: definir aquilo que é essencial, já que tudo pode ser considerado, de alguma forma, importante.
Uma dica interessante: comece a sua lista de tarefas com verbos. No lugar de escrever o nome de um cliente na agenda, por exemplo, escreva: “visitar Fulano”. Ou “telefonar”, “enviar”, “responder”. Isso facilita a análise inicial das atividades do dia. Ser bem específico sobre tarefas e objetivos ajuda a atingi-los de modo mais rápido.
Já escrevi sobre isso neste espaço: para melhorar a produtividade, é preciso categorizar a lista de tarefas. Por exemplo, definir o que é mais importante e o tempo aproximado que cada item merece. No texto o autor acrescenta que, além da importância de refletir sobre a lista de atividades antes de começar a trabalhar, é recomendável desenvolver as tarefas mais complexas primeiro. Lembra que sua mãe dizia que era melhor estudar de manhã, por causa da “cabeça fresca”? Ela tinha razão.
Antes de começar a trabalhar no modo automático é preciso refletir e se organizar. Como um chef de cozinha profissional, se você pensar e planejar o que vai fazer, poderá se concentrar melhor na execução.
