O excesso de reuniões é uma praga que afeta qualquer organização – empresas grandes ou pequenas, faculdades e órgãos públicos. Atinge também pequenos grupos, como os alunos que precisam fazer um trabalho e se reúnem: a produtividade durante os encontros é praticamente nula.
Uma reunião deveria servir para resolver problemas, apontar soluções. Só que as reuniões, em geral, são marcadas para relatar um panorama sobre o que está acontecendo. Só o fato de haver uma ocasião especial para passar informações corriqueiras já é um indicador de que a comunicação interna não funciona.
Também é contraproducente tornar os assuntos da reunião uma surpresa. E não adianta apenas definir uma pauta: participante de reunião deve ser informado com antecedência sobre o que precisa ser decidido. Ou seja: qual é o problema que torna nosso encontro necessário? Desse modo, o colaborador já vai pensando no que propor, reúne dados, e não se torna apenas um observador passivo das divagações. Na verdade, se ele foi convocado para a reunião, e recebeu as informações sobre o que vai ser decidido, ele tem o dever de colaborar. Caso contrário, não precisaria abondar o seu posto de trabalho.
Reuniões também precisam ser breves, com hora exata para começar e, especialmente, hora para acabar. Telefone tocando, cliente esperando, o mundo passando enquanto a secretária não sabe informar a hora em que o funcionário estará disponível para trabalhar. Nossas salas de reuniões são locais sagrados, protegidas de intrusos. A secretária tem medo de interromper e ser repreendida: “Estamos em reunião! Mande aguardar!”
É importante conversar, reunir as pessoas. Mas soluções e boas ideias só aparecem se existir método, organização. E com toda a tecnologia ao nosso dispor, nem sempre é necessário o encontro. Contribua com a produtividade: desmarque uma reunião.
